Studio condiviso tra professionisti: come dividere costi, stanze e orari

Prima scegli la formula: spese divise o stanza in affitto

Fisioterapisti, osteopati, nutrizionisti e psicologi condividono spesso gli spazi. Le formule più comuni sono due, e hanno conseguenze diverse.

• Spese comuni divise: più professionisti, ognuno con la propria partita IVA, usano lo stesso studio. Uno di loro paga affitto, utenze, pulizie e magari la segreteria, poi chiede agli altri la loro quota.
• Stanza o postazione in affitto: un collega che ha già lo studio ti mette a disposizione una stanza, a ore o a giorni, in cambio di un canone. Spesso il canone comprende anche attrezzature, utenze, pulizie e sala d'attesa.

In tutti e due i casi resti autonomo: pazienti, compensi, agenda e responsabilità restano tuoi. Fai attenzione se l'organizzazione inizia a somigliare a un rapporto di lavoro (orari imposti, pazienti assegnati dal titolare): può essere riqualificata.

Esiste anche la strada dell'associazione professionale o della società tra professionisti, con regole proprie: è una scelta da fare con il commercialista.

Il contratto: cosa scrivere nero su bianco

Un accordo a voce regge finché va tutto bene. Al primo dubbio su chi deve cosa, serve un documento. Questi sono i punti da non dimenticare:

• Chi è il titolare dello studio: chi firma il contratto di affitto e intesta le utenze. Se l'affitto è cointestato, il proprietario dà a ciascuno la ricevuta per la sua quota. Se è intestato a uno solo, sarà lui a pagare tutto e a riaddebitare agli altri.
• Spazi, attrezzature e servizi compresi, con le fasce orarie di ciascuno.
• Quote e pagamenti: importo o criterio di divisione (a metri, a ore, a percentuale), scadenze e pagamenti tracciabili.
• Autonomia professionale: ognuno ha i propri pazienti, la propria agenda e le proprie responsabilità.
• Assicurazioni: la RC professionale di ciascuno e quella dello studio.
• Privacy: chi tratta quali dati e come sono separati archivi e accessi.
• Durata, recesso e spese straordinarie: chi paga se si rompe la caldaia o se un collega se ne va a metà anno.

Come dividere stanze e orari senza sovrapposizioni

È il punto dove nascono più attriti. Due pazienti in sala d'attesa per la stessa stanza, un collega che entra a seduta iniziata, il lettino occupato quando serve a te. Qualche regola semplice aiuta molto:

1. Una sola agenda per ogni stanza, visibile a tutti. Il quaderno all'ingresso o il foglio condiviso funzionano finché qualcuno non dimentica di aggiornarli.
2. Fasce fisse per i turni lunghi (per esempio lunedì mattina a te, lunedì pomeriggio al collega) e prenotazione della stanza per le ore libere.
3. Pause tra una seduta e l'altra, soprattutto se la stanza va sanificata o riordinata prima del paziente successivo.
4. Regole chiare per le stanze speciali: la palestra, la stanza con l'apparecchio, quella più silenziosa per i colloqui.
5. Niente telefonate durante le sedute: se ognuno risponde al telefono tra un paziente e l'altro, il lavoro si interrompe di continuo. Per questo molti studi passano alla prenotazione online (ne parliamo nella guida su prima visita e sedute in studio).

Come ti aiuta HoPosto nello studio condiviso

Con HoPosto ogni professionista ha la sua agenda e lo studio tiene sotto controllo le stanze. Non sostituisce il contratto né il commercialista, ma toglie di mezzo le sovrapposizioni e le telefonate.

• Agenda per professionista e per stanza: ogni operatore ha la sua agenda e ogni stanza o postazione è una risorsa a sé. Perché: la stessa stanza non può essere prenotata due volte nello stesso orario, quindi niente doppioni tra colleghi.
• Più sedi: uno studio con più sedi le gestisce tutte dallo stesso account. Perché: vedi in un colpo chi lavora dove e quando, senza incrociare agende diverse.
• Prenotazione online 24 ore su 24 da app (iPhone e Android) e sito, con il paziente che prenota dal suo account. Perché: non devi rispondere al telefono mentre sei in seduta, e il collega non deve prendere appuntamenti per te.
• Listino con prezzo e durata di ogni servizio. Perché: una seduta da 60 minuti blocca la stanza per 60 minuti, non di più e non di meno.
• Conferma e promemoria automatici via email e notifica. Perché: meno pazienti che dimenticano l'orario. Dai ai servizi nomi neutri, come "Seduta 45 minuti", così nei messaggi non compare nessuna informazione sulla salute. Approfondisci nella guida sui promemoria degli appuntamenti.
• Disdetta o spostamento in un tocco e lista d'attesa automatica. Perché: se un paziente disdice, l'ora viene offerta a chi aspettava, e la stanza non resta vuota mentre la paghi.
• Nessuna commissione sulle prenotazioni, solo un canone fisso. Perché: ognuno sa quanto spende, ed è più facile mettere il costo nelle spese da dividere.

HoPosto gestisce gli appuntamenti: cartelle, consensi e invio al Sistema Tessera Sanitaria restano fuori e li gestisci con i tuoi strumenti.

Costi, IVA e fatture tra colleghi

Qui si sbaglia spesso, perché le sedute ai pazienti sono di norma esenti da IVA e si pensa che lo sia tutto. Non è così: il rapporto con il paziente e quello tra colleghi sono due cose diverse.

• Riaddebito delle spese comuni: con la risposta n. 189 del 2025, l'Agenzia delle Entrate ha chiarito che, tra professionisti non associati, il riaddebito va fatto con fattura e IVA ordinaria, anche per voci che a monte non avevano IVA, come il costo del personale.
• Le somme riaddebitate, secondo le regole sul reddito di lavoro autonomo, non sono un guadagno per chi le incassa e non vanno trattate come compenso professionale.
• Canone della stanza: se comprende spazio, attrezzature e servizi, di solito è una prestazione di servizi con IVA ordinaria. Se è solo l'affitto dei locali, il regime può essere diverso.
• Fattura elettronica: il divieto di passare dal Sistema di Interscambio riguarda le prestazioni sanitarie ai pazienti. Le fatture tra colleghi seguono le regole normali tra partite IVA.

Se sei in regime forfettario cambiano IVA, deduzioni e soglie, e la ritenuta d'acconto sul canone va valutata caso per caso. Fai impostare tutto dal tuo commercialista prima della prima fattura.

Studio professionale o ambulatorio: le autorizzazioni

Non esiste una regola unica in tutta Italia: decide la Regione, e conta molto cosa fai nello studio. Qualche esempio dalle fonti ufficiali:

• In Piemonte lo studio del fisioterapista libero professionista non è soggetto ad autorizzazione, ma l'avvio va comunicato all'ASL con planimetria e documenti.
• In Lombardia per lo studio professionale si presenta una comunicazione di inizio attività all'ATS. Per gli psicologi, chi entra in uno studio già aperto presenta la propria comunicazione.
• In Calabria, secondo le linee guida dell'Ordine dei Fisioterapisti locale, lo studio senza terapia fisica strumentale non richiede autorizzazione preventiva; con la terapia strumentale le regole cambiano.

In generale, lo studio resta tale quando lavori direttamente e da solo con il paziente, su appuntamento, senza apparecchi o procedure ad alto rischio. Se l'organizzazione diventa più complessa, puoi ricadere tra gli ambulatori, con requisiti e autorizzazioni propri.

Privacy: ognuno è titolare dei dati dei suoi pazienti

Nello studio condiviso ogni professionista tratta i dati dei propri pazienti, e i dati sulla salute sono tra i più protetti. Secondo il Garante privacy, per la cura il professionista sanitario può trattarli senza chiedere il consenso, ma solo per ciò che serve davvero alla prestazione. Il libero professionista deve tenere il registro dei trattamenti.

• Archivi separati: armadi, cartelle e profili nel computer distinti per ciascuno.
• Spazi comuni sotto controllo: segreteria, reception e agenda condivisa vanno regolate per iscritto, perché lì i dati possono incrociarsi.
• Istruzioni scritte a chi lavora per tutti, per esempio la segretaria.
• Informativa chiara a ogni paziente, scritta in modo semplice.

Per impostare questi documenti puoi rivolgerti al tuo Ordine o a un consulente privacy.

Perché esiste HoPosto: il tuo tempo

Pensiamo che chi ha un'attività abbia diritto al proprio tempo libero. Su HoPosto il 54% delle prenotazioni arriva mentre l'attività è chiusa o in pausa (dati HoPosto, ultimi 90 giorni, ottobre 2026). In uno studio condiviso il tempo se ne va a coordinarsi: chi ha la stanza, chi risponde al telefono, chi sposta chi. HoPosto è nato per restituirti quel tempo.

Domande frequenti

Le informazioni di questa guida sono di carattere generale e non sono una consulenza legale. Per scrivere le condizioni della tua attività, confrontati con un professionista.